Jenis-jenis Buku Agenda & Buku Ekspedisi Serta Perlengkapan / Peralatan Surat Masuk

A.    Jenis-jenis buku Agenda

Nama Buku Agenda	Jumlah Buku	Cara Pencatatan
Buku Agenda Tunggal	1	Cara pencatatannya surat masuk dan surat keluar menjadi satu secara kronologis/urut
Buku Agenda Berpasangan	1	Cara pencatatannya surat masuk dihalaman sebelah kiri, dan surat keluar dihalaman sebelah kanan
Buku Agenda Kembar	2	Cara pencatatannya surat masuk di buku agenda surat masuk, dan surat keluar dibuku agenda surat keluar

B.    Jenis-jenis Buku Ekspedisi

§  Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan kepada pihak didalam perusahaan/organisasi

§  Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang dipergunakan untuk penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak di luar perusahaan

1. Baki surat( tray ) 

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

 

2. Buku agenda suratmasukdansuratkeluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

 

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar. 

4. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat Tulis

Contoh alat tulis antara lain, pulpen, pensil, penggaris, kertas, catatan, stapler, dan penjepit kertas.

 

 

6. Kertas dan Amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.

 

 

7. Alat Pembuka Surat

Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

 

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

 

9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.

 

10. Lembar Disposisi

Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi, disposisi langsung pada suratnya.

  

      Dibuat oleh Rianti Pratiwi