Jenis - Jenis Surat

1.    Jenis surat berdasarkan wujudnya

a.       Kartu pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.

Contoh kartu pos

b.      Surat bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

c.       Warkat pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

d.      Memorandum/memo dan nota

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan. Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

Contoh memo dan nota

PT Hadian                                                                   Tanggal, 9 November 2015

Jalan Flamboyan NO. 11                  MEMO
Tanggerang

            No       : 01/BM

            Dari     : Pimpinan

            Untuk  : Bagian Pembukuan

Hal    : Penyusutan peralatan aktiva tetap, harap disusutkn 100 % dari harga           perolehan

Piminan

Nuraeni

Restu Bookstore
Jalan Nusantara Raya No. 20

Depok

NOTA

Nomor         :  021                                                                          10 November 2015

Kepada Yth.

PT CIPTA GEMILANG

No.	Uraian	Jumlah	Harga	Total
1.	Kertas HVS	4 rim	Rp 37.000,-	Rp 148.000,-
Jumlah				Rp 148.000,-

                                                                                

Terbilang      : Seratus empat puluh delapan ribu rupiah

Hormat kami,

Catherine

e.       Surat tamda bukti

Surat tanda bukti wujudnya bisa berupa faktur, kwitansi, tanda terima, dll.

Contoh surat tanda bukti

2.    Jenis surat berdasarkan tujuannya

Surat permintaan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian, surat keputusan dll.

Contoh surat penolakan pesanan

PT ELEKTRO JAYA

Jalan Diponegoro No. 12 Surabaya

Telp. ( 021 ) 34555443 Fax. ( 021 ) 34555444

Nomor : 12 / PP / V / 2015

6Novemberi 2015

Perihal : Penolakan Pesanan Alat-Alat Elektronik

Toko Cahaya Listrik

Jalan Sukamaju No. 79

Bandung

Dengan hormat,

Terima kasih atas pesanan Anda pada tanggal 31Oktober 2015 tentang produk kami.
Dengan berat hati, kami belum dapat memenuhi permintaan pesanan barang yang Anda inginkan. Produk yang tertera di dalam tidak ada di gudang persediaan kami karena bulan ini kami mendapat pemesanan barang yang melebihi kuota persediaan kami. Kami harus menunggu barang kiriman baru dari produsen. Kami melakukan penolakan pemesanan karena sampai saat ini, kami belum mendapatkan kabar terbaru dari produsen kami.
Kami yakin pesanan Anda berikutnya dapat dilayani dengan baik.
Terima kasih atas perhatiannya. Kami sangat berharap Anda dapat memaklumi hal tersebut.

Hormat kami

PT Elektro Jaya,

Ayunda Pratama
Direktur Pemasaran

3.        Jenis surat berdasarkan sifat isinya

a.       Surat dinas

Surat dinas yaitu berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

Contoh surat dinas

SMK NEGERI 1 MARTAPURA

Jalan Penddidikan No. 79 RT 03 RW 04 Sekumpul Martapura

Telp. (0511)4722029 Fax. (0511)4720728

SURAT TUGAS

Nomor   : 421.5/078-TU/ST/2015

                                       Tanggal : 10 November 2015

Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala SMK Negeri 1 Martapura, menugaskan kepada :

1.      Fitria Ayu Wulandari    Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran

2.      Fitri Angga Januar       Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran

Untuk melaksanakan Praktik Kerja Industri/Praktik Belajar Lapangan selama dua   bulan dari tanggal 2 November 2015 s.d 2 Januari 2016 pada kantor Badan Kepegawaian Daerah Kab. Banjar Jalan Menteri Empat Martpura.

Demikian Surat Tugas ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Kepala SMK Negeri 1 Martapura,

Dwi Ayati, M.Pd.
NIP. 19640203 198903 2 012

b.      Surat pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.

Contoh surat pribadi

Perihal                   : Lamaran pekerjaan                Jakarta, 10 November 2015
Lampiran               : Sepuluh lembar

Yth. Pimpinan Wahana Karya
Jalan Pemuda 1 No. 10

Jakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan pengumuman yang dimuat pada Harian Umum Merdeka, tanggal 7 November 2015, dengan ini saya berminat untuk mengajukan diri menjadi staf bagian Marketing di PT Wahana Karya yang Bapak/Ibu pimpin.

Data diri saya sebagai berikut :

nama                                  : Sinta Nur Ramadhani

tempat, tanggal lahir          : Jakarta, 8 September 1982

pendidikan terakhir           : Sarjana Ekonomi

                                             Universitas Indonesia, Jakarta

alamat                                : Jalan Lembah Griya Indah No. 10 Depok

Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan :

1.      satu lembar daftar riwayat hidup,

2.      satu lembar fotokopi ijazah terakhir,

3.      satu lembar transkrip nilai,

4.      tiga lembar fotokopi sertifikat pendidikan komputer dan bahasa inggris,

5.      satu lembar fotokopi KTP

6.      dua lembar pasfoto ukuran 4 x 6 cm

7.      satu lembar surat pengalaman kerja

Demikian surat lamaran ini saya sampaikan dengan harapan mendapat perhatian dari Bapak/Ibu. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Sinta Nur Ramadhani

c.       Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.

Contoh surat niaga

PT MAJU SENTOSA
Jalan Melati No. 14
Telp ( 021 ) 7425212

Nomor             : 062/PN/V/2015                                                                     9 November 2015
Lampiran         : -
Hal                  : Penawaran Bangunan dan Bahan-Bahan Material

Kepada
Toko Gemilang
Jalan Cahya Indah
Lampung

Dengan hormat,

Kami dari PT Maju Sentosa yang bergerak di bidang usaha bangunan dan bahan-bahan material ingin menawarkan  berbagai  macam  bangunan   dan   bahan-bahan   material kepada perusahaan Anda.

Adapun barang yang kami tawarkan sebagai berikut :

a.       Semen Tiga Roda

b.      Kuas Crocodile

c.       Keramik Jupiter

d.      Cat tembok Duluk

Demikian  penawaran  kami,  kami  berharap  dapat  membantu  menyediakan  bangunan  dan bahan-bahan material.

Atas perhatian Anda. Kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
PT Maju Sentosa,

Kurniawan S.Ag

Direktur Pemasaran

d.      Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

Contoh surat sosial

SUZUKI SATRIA F150 CLUB
Jalan Argopuro No. 14 Talang Banaran Sukoharjo
Telp. 083899749987 fb: ssfc@yahoo.co.id

Nomor             : 807/SSFC/XI/2015                                                               7  November 2015
Lampiran         : Dua halaman
Hal                  : Permohonan Izin Tempat Bakti Sosial SSFC SOLO

Kepada Yth.
Pengurus Panti Asuhan Yatim Puteri AISYIYAH
ditempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan acara dari SSFC PENGDA SOLO yaitu BAKTI SOSIAL DAN ANNIVERSARY 6th SSFC SOLO, kami dari pihak panitia bermaksud meminta ijin untuk kegiatan tersebut yang akan diadakan pada :

hari/tanggal     : Senin, 9 November 2015
pukul               : 08.00 WIB - selesai
tempat             : Panti Asuhan Yatim Puteri AISYIYAH
                          Jalan Sam Ratulangi 34-38 (Gremet) Surakarta
keperluan         : Bakti Sosial SSFC PENGDA SOLO

Demikian permohonan ini kami ajukan dengan haraan dapat dikabulkan. Semoga acara berjalan dengan baik, lancar dan tepat.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

Devisi Baksos

Yongki Nurrohman
Ketua Panitia

e.       Surat pengantar

Surat pengantar yaitu surat yang berbentuk daftar yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu bersama surat tersebut dan surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

Contoh surat pengantar

LEMBAGA KELURAHAN RT DAN RW SUKASARI
Jalan Sukasari 1 No. 12 Kelurahan Sukarasi
Telp. (0511)2345699 Fax. (0511)2354996
Kota Bogor

SURAT PENGANTAR
Nomor : 123/RT.04/XI/2015
Tanggal : 5 November 2015

Yang bertanda tangan di bawah ini Ketua RT.01/03 RW.05 Sukasari dengan ini menerangkan bahwa :

nama                            : Wida Suri Kusumawastuti Eka Suci
tempat tanggal lahir    : Bogor, 23 April 1976
agama                          : Islam
kewarganegaraan        : WNI
status perkawinan       : Kawin
alamat tempat tinggal  : Jalan Sukasari 1 No. 12 Kelurahan Sukasari Kota Bogor

Nama tersebut di atas adalah salah seorang warga kami yang beralamat tersebut di atas dan bermaksud membuat Kartu Tanda Penduduk (KTP).

Demikin surat pengantar ini kami buat dengan sebenarnya untuk dipergunakan seperlunya.

Ketua RT/RW Sukasari

Djoko Arnold

f.       Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.

4.        Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya

a.       Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

b.      Surat edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.

 Contoh surat edaran

LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER
BINA TERAMPILANGKASA
Jalan Dago Raya 15
Bandung

Nomor       : 03/09/XI/E/15                                                          12 November 2015
Lampiran   : -

Hal             : Edaran Perpisahan

                    Angkatan ke-10

Yth.
Sdr. Ketua-Ketua Program

Lembaga Pendidikan Komputer

Bina Terampil

Jalan Dago 15
Bandung

Dengan hormat,

      Berhubung masa belajar komputer angkatan ke sepuluh sudah berakhir, kami minta agar Saudara para ketua program membentuk kepanitian acara perpisahan untuk peserta didik tersebut. Untuk pengurus dan pelaksanaan dari acara tersebut, melibatkan para pengurus kesiswaan.

      Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian para ketua proram komputer. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Bina Pendidikan

Dra. Elia Riawati
NIP 19640302 198902 2 012

Tembusan :
1.  Yth. Sdr. Dra. Ilah Jamilah

2.      Yth. Sdr. Dra. Mulyanti

3.      Arsip

c.       Surat pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

Contoh surat pengumuman

PT CAHAYA CINTA
Jalan Sukabumi Maya No. 19 Jakarta

Telp. (0511)9987671 Fax. (0511)9977681

Nomor       : 122/PG/XI/2015                                                        8 November 2015

Lampiran   : -

Hal             : Pengumuman Tugas Belajar dan Ijin Belajar

Yth.

Seluruh karyawan PT Cahaya Cinta

di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan tugas belajar dan ijin belajar, kami mengundang kepada para karyawan PT Cahaya Cinta, dimohon kehadirannya pada :

hari/tamggal           : Rabu, 11 November 2015

waktu                    : 08.00 WITA-selesai

                  acara          : Pengumuman Tugas Belajar dan Ijin Belajar untuk karyawan       PT Cahaya Cinta

                  Pengumuman ini juga berfungsi sebagai undangan sebagaimana layaknya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Manager Personalia PT Cahaya Cinta

Tirta Wijaya

5.        Jenis surat berdasarkan keamanan isinya

a.       Surat sangat rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

Contoh surat sangat rahasia

DEPARTEMEN KEMENTRIAN HUKUM
DAN HAM REPUBLIK INDONESIA
Jalan Medan Merdeka Utara No. 7

Telp. (0511)4423756 Fax. (0511)4432657

Nomor       : 220/Kemenhumham/XI/15                           9 November 2015
Sifat           : Sangat Rahasia

Lampiran   : -
Perihal       : Permohonan Bantuan Penyelidikan

Yth.

Kepala Kepolisian Negara RI

Jalan Truno Joyo No. 3 Kabupaten Baru
Jakarta Selatan

Dengan hormat,

sehubungan dengan maraknya kasus teroris yang terjadi akhir-akhir ini di Negara kita tercinta, maka kami meminta bantuan kepada pihak kepolisian agar dapat menjadi pelindung anggota kami yang sedang menyelidiki kasus ini, karena kami rasa keselamatan anggota kami dapat terancamsewaktu-waktu nanti. Karena surat ini bersangkutan kepada keamanan negara dan masyarakat kami mohon berita ini jangan sampai ketelinga para media atau sejenisnya, cukup dikalangan kepolisian saja.

Atas perhatian saudara kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kementrian Hukum dan HAM RI

Amir Syamsuddin S.H

b.      Surat rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

Contoh surat rahasia

BANK CENTURY
Jalan Asia Afrika 246
Telp. (022)7668990 Fax. (022)7668991

Bandung

Nomor       : 099/S.Pbr/BC/XI/2015                                              2 November 2015
Lampiran   : -
Hal             : Pemberitahuan Pergantian PIN ATM

Yth. Bapak Ferdy Nuril Hasan, M.Sc
Direktur PT Tirta Jaya Indonesia
Jalan R.E Martadinata 124

Bandung

Dengan hormat,

      Berdasarkan permohonan Saudara untuk mengganti nomor PIN ATM Saudara, kami telah memprosesnya. Dan kami beritahukan bahwa PIN Saudara sebelumnya bernomor 12 45 RN 575 telah berganti menjadi 66 25 KW 727.
      kami harap Saudara dapat merasa nyaman dengan PIN baru Saudara. Terima kasih.

Hormat kami,

Wulan Purnamasari M.H

Direktur Utama

c.       Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

Contoh surat biasa

LEMBAGA PENDIDIKAN SEKRETARIS ANGKASA

Jalan Kramat Raya No. 3

Jakarta Pusat

Telp. (022)2343243 Fax. (022)3423432

Nomor       : 005/UND/XI/15                                                        5 November 2015

Hal             : Undangan

Yth. Bapak Drs. Muhammad Ramadhiansyah

Manajer Bidang Usaha
Lembaga Pendidikan Sekretaris Angkasa
Jalan Kramat Raya No.3

Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Kami mengharapkan agar Bapak dapat menghadiri Rapat Dinas yang akan diselenggarakan pada :

hari/tanggal            : Sabtu,7 November 2015
pukul                     : 10.00 WITA-selesai
tempat                   : Ruang Rapat, Lembaga Pendidikan Sekretaris Angkasa, Lantai 2. Jalan Kramat Raya No. 3 Jakarta Pusat

Acara                     : Penetapan harga jual buku surat-menyurat.

Harap mmpersiapkan data-data ongkos produksi baru tersebut. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur LPSA

Muhammad Rizkiansyah
NIP 130 806 336

6.             Jenis surat berdasarkan urgensi penyelesaiannya

a.       Surat sangat segera

Surat sangat segera yaitu surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerimanya atau dijawab/diselesaikan.

  

b.      Surat segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangar segera.

c.       Surat biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.

Dibuat Oleh : Maskanah