Sarana untuk menyampaikan pertanyaan pertanyaan atau informasi secara
tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain di namakan surat. Informasi disini dapat
berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya atas
nama pribadi, jabatan dalam sebuah organisasi, instansi dan perusahaan
informal.
Kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan
yang lain adalah sbb:
a.
Surat dapat
dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan /
instansi.
b.
Surat merupakan
sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai.
c.
Surat dapat
lebih menyimpan rahasia dibandingkan dengan telepon yang mungkin disadap orang
lain.
d.
Setiap
kata katadan kalimatdalam penyampaian berita dengan surat biasa diperkirakan dengan
seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak.
e.
Surat lebih
efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya.
1.
Tujuan penulisan
surat
Surat
merupakan alat ukur keberhasilan dan kemajuan suatu organisasi. Setiap kegiatan
yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan,
demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan tujuan tertentu sebagai berikut:
a.
Ingin menyampaikan
informasi kepada pihak lain.
b.
Ingin mendapat
balasan / tanggapan dari penerima / pihak yang dikirim tentang informasi yang
disampaikan tersebut.
c.
Memperlancar
arus informasi yang di terima jelas dan tidak salah tangkap.
2.
Fungsi surat
Surat dinilai efektif
bila yang di sampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak
pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah di mengerti dan dipahami pihak penerima
sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.
Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sbb:
a.
Surat sebagai
dokumen tertulis
Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan
bila terjadi perselisihan antara kantor kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi. Bila digunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah
lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis,
yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.
b.
Surat sebagai
duta / wakil
Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil
secara tertulis dari organisasi, instansi, atau pun perusahaan.
c.
Surat sebagai
otak tata usaha
Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai ciri-ciri
yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya.
d.
Surat sebagai
media komunikasi
Komunikasi
dipandang efektif apabila apa yang di komunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai
dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif,
artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan tentang
apa yang dimaksud.
Suatu surat yang tidak jelas dan tidak
terang maksudnya akan mengakibatkan:
1)
Si
penerima surat tidak mengerti maksudnya
2)
Keragu-raguannya
bagi penerima,
3)
Apa yang
dinyatakan atau yang dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaban sebagaimana
mestinya.
e.
Surat sebagai
barometer kemajuan kantor
Kegiatan
yang dilakukan oleh kantor pemerintah atau swasta tidak akan berjalan dan berkembang
dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antar sesamanya atau pun dengan
pihak luar.
Adapun pentingnya komunikasi itu tidak
lain sebagai alat untuk memungkinkan terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor secara efektif.
Akibat gangguan-gangguan tersebut terhadap
proses komunikasi dapat berupa:
1)
Informasi
yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan.
2)
Informasi tersebut
tidak dipahami oleh pihak penerima.
3)
Penerima salah
menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan
4)
Informasi tidak
ditanggapi sebagaimana mestinya.
3.
Ciri-ciri bahasa
surat
Bahasa surat biasanya memiliki ciri-ciri yaitu:
a.
Jelas
b.
Lugas
c.
Menarik dan
sopan
4.
Penggunaan
tata bahasa dalam surat-menyurat
Pemakaian tata bahasa yang
tepat dalam surat menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata
bahasa meliputi:
a.
Ejaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar